Je wilt in contact komen met iemand met een drukke agenda. Die persoon krijgt per dag een berg e-mails te verwerken. Grote kans dat jouw mail niet opvalt of geen prioriteit heeft. Wil je dat jouw mail wél gelezen en beantwoord wordt? Dan is het belangrijk om een goede e-mail te sturen. Wij geven een paar tips.
1. Begin met je vraag
Zet het meest belangrijke dat je verwacht van de ontvanger boven in de e-mail. Maak kristalhelder welke actie de lezer moet nemen. Wees ontzettend specifiek. Moet de lezer ergens op klikken? Moet de lezer reageren? Iets anders doen? De lezer weet meteen wat er wordt verwacht en kan de afweging maken hierop wel of niet in te gaan.
2. Maak de concrete winst duidelijk
Vergeet ook niet te melden wat de lezer ervoor terugkrijgt. De ontvanger wil weten waarvoor hij of zij iets doet. Welk voordeel levert het op? Wat krijgt diegene ervoor terug? En dan gaat het niet om het resultaat van de oplossing, maar het resultaat van de kleine actie die je op dat moment in de e-mail vraagt.
3. Vraag om iets kleins en maak het makkelijk
Vraag niet om het lezen van een document, het beantwoorden van een inhoudelijke vraag én het plannen van een afspraak. Beperk je vraag tot één element. Maak het de ontvanger zo makkelijk mogelijk, desnoods met voorgedefinieerde antwoorden om uit te kiezen via een meerkeuzevraag. De gevraagde actie bij het eerste contact moet de ontvanger eigenlijk geen tijd kosten. Bewaar de rest van de actielijst voor de latere contacten met de ontvanger.
4. Breng een heldere boodschap
Laat de moeilijke zinnen en fancy woorden maar achterwege. Wees duidelijk in wat je bedoelt en schrijf het op zoals je het zegt. Een e-mail die begrijpelijk is en geen enkele twijfel brengt, zal voor de ontvanger weinig moeite kosten om er direct iets mee te doen. Als de ontvanger de e-mail bewaart voor latere opvolging, is de kans groot dat die opvolging nooit komt.
5. Maak het persoonlijk
Noem de naam van de ontvanger in je e-mail en probeer ook andere personalisatie in je e-mail te verwerken. Het getuigt van interesse, geeft waardering en spreekt meer aan. Van die standaard batch-berichten werken wellicht in sommige gevallen, maar zijn wellicht niet geschikt voor de doelgroep waarbij je moet vechten voor een beetje aandacht in hun mailbox.
6. Blijf bij de kern
Hou het kort en focus je op de belangrijkste informatie. Zeker als de ontvanger jouw e-mail niet verwacht, zit ‘ie niet te wachten op een meer informatie dan strikt noodzakelijk. Vanzelfsprekend vanuit de perceptie van de ontvanger. Twijfel je? Laat het eruit. De bekende uitspraak ‘less is more’ is ook hier van toepassing.
7. Zorg voor overzicht
Maak de e-mail makkelijk scanbaar. Bestaat de mail uit meerdere onderdelen? Splits ze dan op in verschillende alinea’s of voeg er veelzeggende kopjes aan toe. Met het laatste kan de ontvanger snel de belangrijkste informatie uit de mail filteren. Ook bulletpoints kunnen helpen om de boodschap overzichtelijker te presenteren.
8. Schrijf een knaller van een onderwerpregel
Laat de titel van je e-mail bijdragen aan het succes ervan. Maak direct duidelijk waar het over gaat of wat wordt verwacht. Hoe urgent is de e-mail? Wat moet de lezer doen? Wat haalt de ontvanger eruit? De onderwerpregel is vaak het eerste (en soms enige) wat een ontvanger ziet in de inbox. Zorg daar om dat die helder is en de aandacht trekt.
9. Zorg voor een duidelijke en complete signature
Vergeet de 20.000 social media icons en misschien zelfs het plaatje van je logo in de e-mail. Neem de informatie op die relevant is voor je ontvanger in relatie tot de mail die je stuurt. Zorg ook voor een klikbaar telefoonnummer. Niets zo irritant als een bericht openen op je telefoon en pas na omslachtig gedoe te kunnen bellen.
10. Kies een logisch tijdstip
Stuur je het bericht op vrijdag aan het einde van de dag, dan is de kans groot dat de e-mail pas later de aandacht vangt. Denk dus na over het beste moment om een e-mail te sturen. Veel mensen werken aan het begin van de werkdag hun e-mail bij en hun mailbox sorteert het laatst ontvangen bericht bovenaan. Zorg dus dat je bericht op een tactisch moment in de mailbox van de ontvanger verschijnt.
11. Geen antwoord? Waag nog een poging.
Heb je na een paar dagen geen antwoord gekregen? Probeer het gewoon nog een keer via ‘reply all’ en verwijs vriendelijk naar de eerder gestuurde mail. Geef de ontvanger wel een redelijke termijn om te reageren om niet op een stalker te gaan lijken.